El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es definido en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora (LAES) como: “El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental”.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Estatal de Archivos y las disposiciones jurídicas aplicables.
Es importante señalar que la LAES establece que los sujetos obligados deben tener un sistema institucional para la administración de sus archivos. Los mismos sujetos obligados son los responsables de la organización, conservación y buen funcionamiento de su sistema institucional de archivos.
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Al formar parte del Sistema Institucional de Archivos, su objetivo es producir los instrumentos de control archivísticos del organismo.
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El Departamento de Archivo General continuará impartiendo la instrucción al personal del organismo operador.